Talous ja raportointi

Kirjanpito, verot, Y-tunnus. 4H-yrittäjyyteen liittyy monenlaisia ”paperihommia”. Huolellisuudella ja suunnittelulla niistä kaikista selviää mainiosti.

Yrittäjän tavoitteena on perustaa kannattava eli rahaa tuottava yritys. 
4H-yrityksen on pidettävä kirjaa tuloista ja menoista. Raha-asioiden seuranta, laskuttaminen ajallaan ja oikea hinnoittelu ovat yrityksesi taloudellisen menestyksen elinehto. 4H-työkirjassa on ohjeita näihin asioihin.

Liiketoimintasuunnitelma

4H-yrittäjien liiketoiminnan suunnittelun avuksi on suunniteltu aivan oma Business Model Canvas -pohja eli 4H-BMC.
4H-yrittäjänä teet yritystoiminnastasi liiketoimintasuunnitelman. Suunnitelma voi olla pieni tai suuri, sinun ja yrityksesi tavoitteiden mukaisesti. Suunnitelmaa et tee vain kerran, vaan sitä pitää päivittää säännöllisesti koko yritystoiminnan ajan.

Löydät liiketoimintasuunnitelman ja sen täyttöohjeet sivun vasemmasta reunasta.
Lisätietoja liiketoimintasuunnitelmasta löydät täältä.

Y-tunnus

4H-yrittäjä tarvitsee Y-tunnuksen seuraavissa tilanteissa:

• Jos 4H-yritys myy kotitalouksille kotitalousvähennyskelpoisia palveluja
• Jos 4H-yritys laskuttaa toisia yrityksiä tai yhdistyksiä
• Jos 4H-yritys rekisteröityy Kaupparekisteriin

Y-tunnuksen saamiselle ei ole ikärajaa. Alle 18-vuotiaat tarvitsevat perustamisilmoitukseen huoltajien suostumuksen ja allekirjoituksen (esimerkiksi Y3-lomakkeen lisätietoihin).

Y3-lomakkeen löydät täältä.

Toiminnan raportointi

Vuoden lopuksi jokaisen 4H-yrittäjän tulee raportoida toiminnastaan omaan 4H-yhdistykseensä. Se on jokaisen 4H-yrittäjän velvollisuus. Raportointi on hyödyllistä myös 4H-yrityksen kehittämisen kannalta. Kun asioita kirjaa muistiin, ne tulevat itsellekin näkyviksi.

Vuosiraportti

Kun kalenterivuosi on ohi, raportoit 4H-yrityksesi toiminnasta ja taloudesta digitaalisen jäsenkortin kautta 15.1. mennessä. Vuosiraportointi sisältää talousraportin ja toimintakertomuksen tiivistelmän. Älä jätä raportointia viime tippaan. Voit kirjata tietoja koko yrityksesi toiminnan ajan.

1. Kirjaudu jäsenkortillesi https://oma.4h.fi
2. Valitse 4H-yritykset  –> Klikkaa yrityksesi nimeä.
3. Valitse Seuranta  –> Klikkaa Lisää uusi raportti.
4. Täytä pyydetyt tiedot esim. talousraportti ja toimintakertomus lyhyesti.
5. Paina lopuksi Tallenna.
6. Tarvittaessa voit myöhemmin palata muokkaamaan seurantaraportin tietoja.

Talousraportti

4H-yrityksen talousraportti on lyhyt ja yksinkertainen: tulot, menot ja tulos. Tiedot löydät kirjanpidostasi. Talousraportin annat vuosiraportin yhteydessä jäsenkortin kautta.

Toimintakertomus

Toimintakertomus kertoo 4H-yrityksesi vuodesta. Voit tehdä sen haluamallasi tavalla ja koota siihen kaikki 4H-yrityksesi olennaiset asiat. Toimintakertomusta tarvitset, jos osallistut Vuoden 4H-yritys -kilpailuun tai haet opintopisteitä 4H-yrittäjänä toimimisesta.

Huom! Tässä kerrottu toimintakertomus on eri asia, kuin vuosiraportti. Vuosiraportoinnin yhteydessä kirjoitat toimintakertomuksesi lyhyesti suoraan jäsenkortin kautta.

Toimintakertomus antaa yleiskuvan yrityksen toiminnasta päättyneeltä kaudelta. Tässä muutama vinkki toimintakertomuksen tekemiseen.

• Aloita kansilehdellä, johon kirjoitat 4H-yrityksesi nimen, oman nimesi, yhteystietosi sekä ajanjakson, jota toimintakertomus koskee.
• Kirjoita alkuu 4H-yrityksesi liikeidea: mitä, kenelle, miten.
• Kerro tärkeimmät hetket kuluneelta kaudelta. Esimerkiksi miten markkinoit, mihin tapahtumiin olet osallistunut tai mitä yhteistyökumppaneita ole löytänyt.
• Voit liittää mukaan kuvia, lehtileikkeitä, itsearvioinnin sekä muita yrityksesi toiminnasta kertovia asioita.
• Liitä yrityksesi itsearviointi osaksi toimintakertomusta.
• Jos haet opintopisteitä 4H-yrittäjänä toimimisesta, voit liittää myös oppimispäiväkirjan osaksi toimintakertomusta.

Itsearviointi

4H-yrittäjänä toimimiseen kuuluu yritystoiminnan ja oman osaamisen arviointi. Itsearvioinnissa voit käyttää apuna 4H-yrityksen itsearviointilomaketta, joka löytyy sivun vasemmasta yläreunasta. Se on pari 4H-BMC-lomakkeen kanssa eli molemmissa käsitellään asioita samojen otsikoiden kautta.

Arviointi kannattaa, sillä siten yrityksestäsi voi kasvaa entistäkin parempi. Arviointi auttaa myös toimintakertomuksen tekemisessä ja arvioidessasi huomaat yrityksesi kehittämiskohteet. Käy itsearviointi läpi yhdessä yritysohjaajasi kanssa.

Hinnoittelu

Oikea hinta kattaa kaikki yritystoimintasi kulut ja takaa sinulle hyvän korvauksen palveluistasi tai tuotteistasi.

4H-yrityksesi palvelujen ja tuotteiden hinnoitteluun vaikuttavat monet asiat. Yrityksesi menestymiselle on tärkeää, että löydät oikean hintatason. Se varmistaa sinulle asiakkaat ja myös oma motivaatiosi yrittäjyyteen säilyy paremmin. Et ehkä osu oikeaan hinnoitteluun heti kerralla, joten tee laskelmat tarvittaessa uudelleen ja korjaa hinnoitteluasi.

Kun aloitat hinnoittelun ja kannattavuuden laskemisen, listaa ensin kaikki mahdolliset menot, mitä yrityksesi toimintaan liittyy. Kuluja ovat esimerkiksi

• raaka-aineet ja tarvikkeet
• matkakulut
• työasu ja suojavarusteet
• matkakulut
• puhelin- ja nettikulut
• markkinointi- ja viestintäkulut
• paperit, kynät, niitit ja klemmarit
• 4H-yhdistyksen jäsenmaksu
• mahdolliset vakuutusmaksut

Eri tilanteisiin sopivat eri hinnoittelutavat. Hinnoittelu voi olla esimerkiksi tuntiveloitus, kappalehinta tai urakkahinta. Mieti mikä on omille tuotteillesi sopivin.

Asiakkaan on helpompi tehdä ostopäätös, kun hinta on hänelle selkeä. Voit myös kertoa omista haaveistasi ja tavoitteistasi, jolloin asiakas voi päättää osallistua unelmasi toteuttamiseen.
Kun hinnoittelet, arvioi mahdollisimman tarkkaan, kuinka paljon sinulla kuluu aikaa ennen kuin tuote tai palvelu on asiakkaalla. Arvioi käyttämäsi aika mieluummin ylä- kuin alakanttiin.

Palvelujen hinnoittelu

Tuotteen hinnoittelu

Työturvallisuus

Sinulle yrittäjänä hyvä työympäristö on turvallinen ja tuottava. Työturvallisuutta pitää miettiä etukäteen, sillä ennakointi on tärkein työtapaturmien ehkäisykeino. Yrittäjänä olet itse vastuussa työturvallisuudestasi.
Ota selvää, millaisia suojamia työtehtävässä on käytettävä, ja käytä niitä. 4H-yrittäjänä vastaat itse siitä, että sinulla on työn edellyttämät turvavälineet. Esimerkiksi nurmikonleikkuun turvavälineet ovat:

• Näkyvät vaatteet, turvakengät, kuulosuojaimet (yli 80 desibeliä)
• Tarvittaessa turvalasit ja käsineet

Mieti

• Mitä riskejä yrityksesi toimintaan liittyy?
• Millaisia vaaratilanteita yrittäjyydessäsi voi sattua?
• Miten voit ennakoida vaaratilanteita?
• Millä eri tavoin voit suojautua?

Maksu- ja laskutustavat

On viisasta miettiä asiakkaille helppoja maksutapoja. Koska yksi käy yhdelle ja toinen toiselle voi olla, että tarvitset useamman maksutavan yrityksesi käyttöön.

Lisätietoja erilaisista maksutavoista ja niiden käytöstä löydät täältä.
Sivun vasemmasta reunasta löydät liitteet 4H-yrityksen laskupohjaan, ohjeet MobilePay My Shopin käyttöönottoon, sekä huoltajan suostumuslomakkeet Eezyn ja My Shopin käyttöönottoa varten.

Verotus

4H-yrittäjänä maksat veroa saamistasi tuloista. Veroja maksat henkilökohtaisen verotuksesi mukaisesti, käytännössä verokortissasi olevien rajojen ja prosenttien mukaan. Arvonlisäverovelvollisuutta ei ole, koska 4H-yrityksen myynti jää alarajan alle.

4H-yrittäjänä saamasi tulot ilmoitat verottajalle jälkikäteen veroilmoituksessa. Tiedot veroilmoitukseen saa 4H-yrityksesi kirjanpidosta. Kirjanpito kuitteineen pitää säilyttää kuuden vuoden ajan.

Jos sinulla on Y-tunnus, olet yksityinen elinkeinonharjoittaja

• Ilmoitat yritystoimintasi tulot, menot ja tuloksen elinkeinotoiminnan veroilmoituksessa. Verottaja lähettää pyynnön/lomakkeen automaattisesti.
• Jos vähennät autokuluja elinkeinotoiminnan verotuksessa, siitä on veroilmoituksessa erillinen kohta. Huomioi, käytät itse autoa yritystoiminnan harjoittamiseen (mm. omistat ajokortin).
• Elinkeinotoiminnan veroilmoituksen täyttöön voit kysyä apua verotoimistosta yritysverotuksen puolelta.
• Y-tunnuksen hakemisen yhteydessä olet ilmoittautunut verottajan ennakonperintärekisteriin. Verottaja voi periä ennakkoveroa arvioitujen tulojen mukaan. Useimmiten 4H-yrityksiä kuitenkin verotetaan vasta jälkikäteen.

Jos sinulla ei ole Y-tunnusta, kyse on itsenäisestä tulonhankkimistoiminnasta

• Ilmoitat yritystoiminnan tuloksen ilmoitetaan tavallisessa henkilökohtaisessa veroilmoituksessasi kohdassa ”muut ansiotulot.” Lisätietoihin voi kirjoittaa, että kyse on 4H-yrityksestä.
• Veroilmoituspyyntö tulee verottajalta automaattisesti, jos on saanut verokortin. Verokortin voit myös pyytää verottajalta esimerkiksi OmaVero -palvelun kautta. Alle 16-vuotiaille verokorttia ei lähetetä automaattisesti. Se kannattaakin tilata heti 4H-yritystoiminnan alkaessa, jotta saat myöhemmin myös veroilmoituslomakkeen.
  • Huoltajat voivat hoitaa alle 18-vuotiaiden asioita OmaVerossa ja tilata esimerkiksi verokortin.  
• Veroja maksat verokortissa olevan ansiotulon veroprosentin mukaisesti. Usein nuoret voivat ansaita jonkin verran nollaverolla.
• Tarvittaessa verottaja verottaa seuraavana vuonna.
• 4H-yrittäjä ei liitä mukaan kuitteja tai tositteita – verottaja pyytää niitä tarvittaessa.

Tärkeitä vinkkejä:

• Jos veroilmoituslomake ei tule automaattisesti, hae veroilmoituslomake vero.fi -sivulta tai tee ilmoitus OmaVeron kautta. Tulot pitää ilmoittaa verottajalle joka tapauksessa, ja se on aina yrittäjän omalla vastuulla.
• Veroilmoituksen viimeinen palautuspäivä on merkitty veroilmoituslomakkeeseen.
• Alaikäisen 4H-yrittäjän huoltajilta tulee olla allekirjoitukset veroilmoituslomakkeessa, vaikka sille ei ole olemassa erikseen merkittyä kohtaa.
• Jos 4H-yrittäjä tarvitsee lisäaikaa veroilmoituksen jättämiselle, sitä voi hakea OmaVeron kautta.⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠

Kirjanpito

4H-yrittäjänä olet joko yksityinen elinkeinonharjoittaja (Y-tunnus) tai harkoitat itsenäistä tulonhankkimistoimintaa (ei Y-tunnusta).
4H-yrittäjänä velvollisuutesi on seurata yritystoimintasi taloutta huolellisesti ja huolehtia kirjanpidosta. Kirjanpidon tarkoituksena on pitää omat ja yrityksen rahat erillään.
Kirjanpidon voi kirjata vihkoon, Excel-taulukkoon tai voit käyttää kirjanpito-ohjelmaa. Tärkeää on, että olet huolellinen ja tunnollinen. Arkistoi kaikki tositteet kansioon. Muista säilyttää kirjanpitoa ja tositteita kuusi vuotta.

Vuoden lopuksi tarvitset tietoja 4H-yrityksesi kirjanpidosta kahteen paikkaan: veroilmoitukseen ja 4H-yrittäjän vuosiraportointiin.

Esimerkki kirjanpidosta

Vakuutus

Onnenapila ei aina riitä.
4H-yritys on harrastustoimintaa omalla vapaa-ajallasi. Koska kyseessä ei ole 4H-yhdistyksen toiminta, 4H-yrityksesi tuotteiden valmistaminen ja tuotteiden tai palvelujen myyminen eivät kuulu 4H:n jäsenvakuutuksen piiriin.

Koska 4H-yritystoiminta on pienimuotista, siihen ei liity pakollisia viranomaisten määrittelemiä vakuutuksia. Mutta voi olla järjevää, että otat vastuuvakuutuksen tai tapaturmavakuutuksen itsellesi.

Vasemmasta sivupalkista pääset tutustumaan vakuutuskirjaan ja täältä pääset lukemaan lisää vakuutuksen hankkimisesta.

Tietosuoja ja asiakasrekisteri

Yrittäjänä sinun on huomioitava tietosuoja-asetus ja noudatettava tietosuojaperiaatteita. Tämä ei ole vaikeaa, mutta huolellinen on oltava.

Voit kerätä tietoja asiakkaistasi, mutta vain tarpeellista ja laillista tarkoitusta varten. Sinä olet yrityksesi tietosuojasta vastaava henkilö. Muista luottamuksellisuus ja huolellisuus.

• Kerää asiakasrekisteriin vain tarpeelliset henkilötiedot
• Käsittele henkilötietoja huolellisesti. Pidä tiedot ajan tasalla.
• Tuhoa henkilötiedot, kun asiakkuus päättyy

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joista henkilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, IP-osoite, valokuva tai mikä tahansa vastaava.

Arkaluonteisia henkilötietoja ovat sellaisia, joista ilmenee henkilön etnisyys, poliittinen mielipide, uskonnollinen vakaumus, terveydentila, seksuaalinen suuntautuminen tai muu arkaluonteiseksi tulkittava tieto. Arkaluonteisten tietojen käsittely on pääsääntöisesti kiellettyä. Jos kuitenkin jokin arkaluonteinen tieto on todella tärkeä asiakkaasi palvelemiseksi, pyydä asiakkaalta suostumus tiedon rekisteröimiseen.

Rekisteri on mikä tahansa tietojoukko, joka sisältää henkilötietoja. Rekisteri voi olla kirjattuna esimerkiksi vihkoon, puhelimeen, tietokoneelle, pilvipalveluun tai se voi olla eri muotojen yhdistelmä. 4H-yrityksen tietosuojaselosteeseen (mallipohja sivun vasemmassa reunassa) kirjaat mm. mitä tietoja keräät, miksi ja miten tiedot saat. Tietosuojaselosteen on oltava asiakkaiden saatavilla, voit lähettää sen asiakkaalle esim. sähköpostitse.

Kun asiakassuhde syntyy, saat käsitellä asiakkaan tietoja sopimussuhteen perusteella. Saat kuitenkin käyttää tietoja vain asiakkuuden hoitamiseen. Et saa antaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun toimintaan. Jos haluat lähettää asiakkaillesi esimerkiksi uutiskirjeitä, pyydä heiltä siihen suostumus.

Asiakkaillasi on aina oikeus saada tietoa siitä, millaisia tietoja heistä on rekisterissä. Jos asiakas pyytää tietoja itsestään tallennetuista tiedoista, sinun on toimitettava ne hänelle 30 päivän kuluessa. Asiakkaalla on myös oikeus tulla unohdetuksi eli pyytää poistamaan tietonsa lopullisesti.

Kotitalous 4H-yrittäjän asiakkaana

Jos 4H-yrityksesi asiakkaana on kotitalouksia, on tärkeää ja hyödyllistä hankkia Y-tunnus. Y-tunnuksella tuotettu palvelu on kotitalousasiakkaalle kaikkein helpoin ja vaivattomin.

Kun sinulla on Y-tunnus, olet samalla ilmoittautunut ennakonperintärekisteriin. Tällöin kotitalousasiakas maksaa sinulle laskun, eikä hänen tarvitse tehdä muita ilmoituksia. Halutessaan kotitalousasiakas voi hakea omassa verotuksessaan kotitalousvähennystä. Silloinkin asiakkaalle on eduksi, että sinulla yrittäjänä on Y-tunnus.

Entä jos 4H-yrittäjällä ei ole Y-tunnusta?

Jos 4H-yrittäjän asiakas on kotitalous ja 4H-yrittäjä ei ole ennakonperintärekisterissä (eli ei ole Y-tunnusta), kotitalous ilmoittaa maksetun työkorvauksen tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ilmoitettaville tiedoille ei ole euromääräistä alarajaa, eli kaikki palkkatiedot pitää ilmoittaa summasta riippumatta. Myös alaikäisille maksetut työkorvaukset ja palkat on ilmoitettava tulorekisteriin. Lisätietoja löydät täältä.

Jos 4H-yrittäjä haluaa palvella asiakasta, hän voi kirjoittaa kuittiin/laskuun esimerkiksi seuraavasti: 4H-yritys XXX ei ole ennakonperintärekisterissä. Asiakas ilmoittaa maksetun korvauksen tulorekisteriin.

Kun yritys muuttuu tai kasvaa

Sinä ja 4H-yrityksesi kasvatte käsi kädessä. Jos vastaan tulee ikäraja tai 4H-yrittäjyyden euromääräinen yläraja, on aika vaihtaa yrittäjyyden mallia. Joskus muutokset elämäntilanteessa voivat aihettaa muutoksia, jos vaikka muutat toiselle paikkakunnalle. Tässä pieni muistilista erilaisten tilanteiden varalle.

Mitä jos muutan toiselle paikkakunnalle?

4H-yrittäjä on aina 4H-yhdistyksen jäsen. Lisäksi yrityksen kotipaikka on ilmoitettu mahdollisen Y-tunnuksen yhteydessä.

Vaikka muuttaisit toiselle paikkakunnalle, voit jatkaa 4H-yrityksesi toimintaa.

• Jos jäät jäseneksi vanhan paikkakunnan 4H-yhdistykseen, jatkuu kaikki 4H-yrityksen suhteen kuten ennenkin.
• Jos vaihdat muuton yhteydessä 4H-yhdistystä, teet toimintaan liittyvän raportoinnin (15.1. mennessä) vanhaan 4H-yhdistykseesi, eli siihen 4H-yhdistykseen, jossa olet perustanut oman 4H-yrityksesi.
• Jos sinulla on Y-tunnus, on paikkakunnan muutoksesta ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukseen Y6 -lomakkeella.

Mitä jos 4H-yrittäjyyden rajat tulevat vastaan?

4H-yrityksen määritelmän mukaan yrityksen myynti on vuodessa 50 – 7000 euroa ja yrittäjä on 13 – 28 -vuotias. Kun yläraja tulee vastaan myynnin tai iän suhteen, yritys ei voi enää olla 4H-yritys.

• Kun 4H-yrityksesi myynti on yli 7000 euroa, kyseessä ei ole enää sellainen pienimuotoinen toiminta, jota 4H-yrittäjyydellä tarkoitetaan. 4H-yritys pitää lopettaa ja miettiä yritystoiminnalle uusi muoto. Yritystoiminnan kasvaessa sinun kannattaa ottaa yhteyttä lähimpään uusyrityskeskukseen.
• Kun täytät 29 -vuotta ei hän enää voi toimia 4H-yrittäjänä. Yritystoimintaa voit jatkaa samaan tapaan, kuin 4H-yrittäjänäkin.

Muuta tärkeää:

• Kun työtulo on vuodessa yli tietyn rajan, täysi-ikäisen yrittäjän on otettava YEL-vakuutus.
• Kun yritystoiminnan liikevaihto (=myynti) on 15 000 euroa, yritys on arvonlisäverovelvollinen. Arvonlisävero tulee maksettavaksi myös takautuvasti, jos raja ylittyy kalenterivuoden aikana.

On erittäin tärkeää, että seuraat 4H-yrityksesi kehittymistä, jotta voit ennakoida kasvun. Jos yrityksesi myynti näyttää kasvavan, kannattaa alv-rekisteriin ilmoittautua jo hyvissä ajoin, jotta saat kerättyä asiakaslaskutuksessa maksettavan arvonlisäveron.

Taloudelliset tuet yhteiskunnalta

4H-yrittäjänä voit saada opintotukea tai asumistukea, tai hakea työttömyysetuutta. Etuuksiin voit tutustua tarkemmin ja tarkistaa tulorajat Kelasta. Jossain vaiheessa saatat pohtia myös sitä, voisitko hyödyntää starttirahaa omaan yrittäjyyteesi.

Lisää 4H-yrittäjän starttirahasta, etuuksista ja tuista pääset lukemaan täältä.

Opintopisteet

Jos haet opintopisteitä 4H-yrittäjänä toimimisesta, tarvitset sitä varten yrityksesi liiketoimintasuunnitelman, toimintakertomuksen, itsearvioinnin ja oppimispäiväkirjan. Suositeltava tapa on koota kaikki materiaali yhdeksi tiedostoksi.

Opintopisteitä 4H-yrittäjänä toimimisesta haet lomakkeella, johon pääset tästä. Voit hakea todistusta koska tahansa. Suositeltavaa on tehdä edellistä vuotta koskeva hakemus 15.1. mennessä.

Lisää opintopisteistä pääset lukemaan täältä.